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Selo de eficiência

O Tribunal Regional Federal da 4 Região (TRF4) tem o primeiro gabinete entre os tribunais federais com certificação internacional de gestão de qualidade ISO 9001. O selo de eficiência foi conquistado pelo gabinete desembargador federal Jorge Antonio Maurique, ex-presidente da Associação dos Juízes Federais do Brasil (Ajufe). Maurique e equipe começaram o intenso trabalho de pesquisa, inovação e correção há mais de um ano.

“O nosso trabalho é bom, de qualidade, então vamos certificá-lo. É importante ter o reconhecimento”. Ao lançar esse desafio há mais de um ano, o desembargador federal Jorge Antonio Maurique e sua equipe iniciaram um intenso trabalho de pesquisa, inovação e correção. No último dia 11 de outubro, o gabinete de Maurique obteve a ISO 9001, a mais importante certificação de sistema de gestão de qualidade (SGQ) no mundo, concedida pela International Organization for Standardization, com sede em Genebra, na Suiça.

O gabinete de Maurique é o primeiro entre os TRFs do Brasil a conquistar esse feito. Um grande passo rumo à excelência na prestação jurisdicional e à consolidação da credibilidade do Poder Judiciário. Na prática, a implantação do SGQ no gabinete especializado em matéria tributária não significa somente redução no volume de processos, mas também agilidade na apreciação dos litígios.

Segundo recente relatório do Conselho Nacional de Justiça, as ações de dívidas tributárias ocupam a segunda posição no ranking de demandas que a Justiça recebe. Hoje, o gabinete julga em até 40 dias todos os processos distribuídos, número bem abaixo da meta estabelecida para a concessão da certificação, que é de 120 dias. Tudo o que entra, é pautado para julgamento. Atualmente, o acervo não passa de 400 ações pois o sistema permite mais rapidez na elaboração das decisões.

Os estudos para buscar a ISO 9001 começaram em setembro do ano passado, quando Maurique consultou a Presidência do TRF4 acerca da viabilidade da ideia. Depois de aprovada pelo presidente do tribunal, desembargador federal Luiz Fernando Wowk Penteado, o tribunal contratou uma consultoria para auxiliar na elaboração dos documentos que devem ser enviados para a organização. Os funcionários receberam treinamento e mapearam os processos internos do gabinete. É o que explica o assessor do desembargador, Luis Felipe Kircher Lima: “a consultora veio até o tribunal diversas vezes, fizemos várias reuniões nas quais ela nos apresentou as normas e também mostrou como poderiam ser aplicadas no gabinete. O mapeamento e a adoção de fluxos foi trabalhosa”.

A tarefa contou com o apoio da Assessoria de Planejamento e Gestão (Aplang) do tribunal. A ferramenta chamada G4, já implantada e utilizada pelas unidades da 4ª Região, foi um dos trunfos para facilitar esse “raio x” e o acesso aos dados já consolidados no sistema. O motivo é porque a ISO 9001 exige uma padronização de todos os procedimentos adotados durante a rotina de trabalho, chamada de abordagem de processos. Tudo que é feito deve constar em um protocolo documentado de maneira informatizada. “Ao longo do tempo, temos certas práticas que a gente realiza, mas não documenta. A primeira coisa foi documentar. Quando você começa a escrever, você passa a perceber o que deve ser feito para evitar erros e atrasos. Essas ações corretivas começam a ser percebidas de forma mais clara”, diz Kircher Lima.

A primeira auditoria foi realizada e teve como objetivo a análise da documentação exigida pela norma, que reúne a verifica as políticas de qualidade, manuais, pesquisas e registros das ações preventivas e corretivas, entre outros controles necessários à análise das conformidades aos procedimentos do SGQ. Essa etapa, efetivada em junho de 2016, foi conduzida pela empresa ABS Quality Evaluation. A segunda foi feita em agosto e durou dois dias. Durante o processo, foram aplicadas pesquisas de satisfação ao público atendido. Advogados, por exemplo, puderam registrar sua opinião em relação aos prazos processuais e eficiência dos servidores.

Vestindo a camisa

Na maioria das vezes, a ISO 9001 é solicitada pela iniciativa privada. Adaptar as especificidades de uma repartição pública às exigências da ISO foi uma das maiores dificuldades segundo Maurique. “Diferente de uma empresa, aqui nossos clientes são as partes, advogados e defensores públicos. Tivemos que justificar vários pontos que não podiam ser implementados aqui como são em uma organização privada”.

Sobre a sensação de receber um reconhecimento internacional desse porte, Maurique enfatiza: “é uma satisfação enorme, mas essa conquista só foi possível graças à dedicação de toda a equipe desse gabinete, não por causa de uma única pessoa. Vai desde mim até o pessoal terceirizado que frequenta esse ambiente”. Segundo Maurique, um dos objetivos agora é não apenas manter o alto padrão, mas também estabelecer novos métodos que permitam potencializar a produtividade. Outro é servir de referência para que os demais desembargadores e unidades judiciárias da 4ª Região busquem a certificação para seus gabinetes e varas. “Estamos à disposição para auxiliar”, diz.

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